MINARA — SỔ TAY HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG DÀNH CHO NGƯỜI DÙNG (USER GUIDE)
Lưu ý
Dành cho: Nhân viên đóng gói, Quản lý kho, Kỹ thuật viên kiểm thử, Nhân viên xử lý hoàn hàng Phiên bản: 2.1 (Cập nhật 2026) Hệ thống: Minara Studio — Nền tảng Ghi hình Đóng gói & Đối soát Đơn hàng TMĐT
01. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG
1.1. Minara Studio là gì?
Minara Studio là phần mềm chuyên dụng hỗ trợ nhân viên kho bãi và cửa hàng ghi lại toàn bộ quá trình đóng gói kiện hàng một cách hoàn toàn tự động (Hands-Free).
Hệ thống giúp bạn:
- Tự động quay video: Chỉ cần quét mã vạch trên thùng hàng, camera sẽ tự động bật quay mà không cần chạm vào máy tính.
- Lưu mốc IMEI chính xác từng giây: Khi quét mã máy (Serial/IMEI), hệ thống phát tiếng "Tít" và tự ghi nhận giây thứ mấy bạn đã bỏ máy vào hộp.
- Bảo vệ quyền lợi khi có khiếu nại: Khi khách hàng báo nhận hộp rỗng, thiếu hàng hoặc tráo ruột, bạn có ngay video bằng chứng sắc nét để gửi Shopee, TikTok Shop, Lazada lấy lại 100% tiền hàng.
- Không lo mất mạng: Dù kho bị rớt mạng Wi-Fi, phần mềm vẫn hoạt động bình thường và tự động gửi video lên hệ thống ngay khi có mạng trở lại.
02. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG
2.1. Đăng nhập dành cho Nhân viên Đóng gói
- Mở trình duyệt (Google Chrome, Microsoft Edge hoặc Cốc Cốc) và truy cập vào địa chỉ:
https://packing.minasoft.vn/login. - Nhập Tên đăng nhập (hoặc Mã nhân viên) và Mật khẩu do quản lý cấp.
- Chọn đúng Chi nhánh / Điểm kho bạn đang làm việc (nếu được yêu cầu).
- Nhấn nút "Đăng nhập".
- Màn hình sẽ chuyển thẳng vào giao diện Bảng điều khiển cá nhân hoặc Studio đóng gói.
2.2. Đăng nhập dành cho Quản lý & Admin
- Truy cập đường dẫn:
https://packing.minasoft.vn/admin/login. - Nhập tài khoản quản trị viên và mật khẩu.
- Nhấn "Đăng nhập Quản trị" để vào Cổng điều hành Admin Portal.
03. QUẢN LÝ TÀI KHOẢN
3.1. Xem thông tin cá nhân
- Nhấp vào ảnh đại diện hoặc tên tài khoản ở góc trên bên phải màn hình.
- Xem chi nhánh làm việc hiện tại, vai trò được phân công và số lượng video bạn đã đóng trong ngày.
3.2. Đổi mật khẩu tài khoản
- Vào mục Tài khoản cá nhân $\rightarrow$ chọn "Đổi mật khẩu".
- Nhập mật khẩu cũ, sau đó nhập mật khẩu mới 2 lần để xác nhận.
- Nhấn "Lưu thay đổi". Mật khẩu mới sẽ có hiệu lực ngay lập tức.
04. TRANG CHỦ & BẢNG ĐIỀU KHIỂN (DASHBOARD)
Trang chủ là trung tâm nắm bắt công việc trong ca trực của bạn:
text
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 👤 Xin chào, Nguyễn Văn A | Chi nhánh: Kho Tổng Hà Nội │
├───────────────────┬───────────────────┬───────────────────┬─────────────────┤
│ ĐƠN HÔM NAY │ VIDEO ĐÃ QUAY │ CHƯA QUAY │ TỈ LỆ HOÀN TẤT │
│ 159 đơn │ 151 video │ 8 đơn │ 95% │
└───────────────────┴───────────────────┴───────────────────┴─────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 🔘 [Tab 1: Chưa quay video (8)] 🟠 [Tab 2: Đã quay video (151)] │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ • Danh sách đơn hàng mới cần đóng │ • Danh sách đơn đã đóng gói kèm clip │
│ • Mỗi đơn có nút [Quay] màu cam │ • Mỗi đơn có nút [Xem video] màu cam │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘- Thống kê tiến độ: Hiển thị tổng số đơn mới nhận, số video bạn đã quay và tỉ lệ hoàn tất đóng gói trong ngày.
- Tab Chưa quay video: Chứa danh sách các đơn hàng mới nhập từ Odoo hoặc sàn TMĐT đang chờ đóng. Bấm nút "Quay" để chuyển thẳng vào Studio.
- Tab Đã quay video: Chứa danh sách các đơn đã hoàn tất đóng gói. Bấm nút "Xem video" để xem lại clip hoặc in phiếu bưu kiện.
05. DANH SÁCH CHỨC NĂNG CHI TIẾT
Chức năng 5.1: Tiếp Nhận & Tìm Kiếm Đơn Hàng
Lưu ý
Tên chức năng: Tiếp Nhận & Tìm Kiếm Đơn Hàng Mục đích: Tìm kiếm bưu kiện cần đóng gói hoặc kiểm tra trạng thái đơn hàng nhanh chóng bằng súng quét hoặc bàn phím. Điều kiện: Nhân viên đã đăng nhập và đang ở giao diện Trang chủ hoặc Trang Đơn hàng (
/orders). Các bước thực hiện: 1. Cầm súng quét barcode quét vào mã vạch trên phiếu đóng gói hoặc phiếu vận chuyển (Shopee, TikTok, Lazada...). 2. (Hoặc) Nhập trực tiếp mã vận đơn, mã đơn Odoo hoặc số điện thoại khách hàng vào ô tìm kiếm. 3. Hệ thống sẽ tự động lọc danh sách và hiển thị đúng đơn hàng tương ứng. Kết quả: Đơn hàng khớp điều kiện hiển thị trên màn hình kèm trạng thái: Chưa quay hoặc Đã quay video. Lưu ý: Nếu quét mã QR của sàn chứa đường dẫn dài (URL), hệ thống sẽ tự động bóc tách lấy mã sạch mà bạn không cần chỉnh sửa gì thêm.Chức năng 5.2: Tạo Đơn Hàng Thủ Công
Lưu ý
Tên chức năng: Tạo Đơn Hàng Thủ Công Mục đích: Cho phép tạo đơn hàng ngay tại bàn đóng gói khi hệ thống Odoo ERP đang bảo trì hoặc đơn hàng mới chưa kịp đồng bộ, giúp dây chuyền đóng gói không bị gián đoạn. Điều kiện: Nhân viên đã đăng nhập vào hệ thống. Các bước thực hiện: 1. Tại giao diện Trang chủ hoặc Studio, nhấn vào nút "+ Tạo đơn" (hoặc "Tạo đơn thủ công"). 2. Nhập Mã đơn hàng / Mã vận đơn (hoặc dùng súng quét bắn mã vào ô này). 3. Nhập thông tin người nhận: Tên khách hàng và Số điện thoại (nếu có). 4. Nhập danh sách sản phẩm và số lượng máy cần đóng gói. 5. Nhấn "Xác nhận tạo đơn". Kết quả: Đơn hàng được tạo thành công, xuất hiện ngay trong danh sách và sẵn sàng để kích hoạt quay video đóng gói. Lưu ý: Đơn tạo thủ công vẫn lưu đầy đủ video và mốc IMEI như đơn bình thường để kế toán đối soát bổ sung sau.
Chức năng 5.3: Đồng Bộ Đơn Hàng Với Odoo ERP
Lưu ý
Tên chức năng: Đồng Bộ Đơn Hàng Với Odoo ERP Mục đích: Tự động kéo thông tin đơn xuất kho từ Odoo sang Minara để nhân viên chỉ việc quét mã và đóng đúng sản phẩm. Điều kiện: Đơn hàng đã được tạo và xác nhận xuất kho trên hệ thống Odoo ERP. Các bước thực hiện: 1. Nhân viên cầm súng quét bắn vào mã phiếu xuất kho Odoo (Mã SO hoặc Picking Code). 2. Minara tự động gọi API sang Odoo trong 0.2 giây. 3. Thông tin người nhận, danh mục sản phẩm, số lượng và các ô IMEI cần quét lập tức hiển thị trên màn hình Studio. Kết quả: Thông tin đơn hàng hiển thị đầy đủ với huy hiệu (badge) màu tím biểu thị đơn đã đồng bộ Odoo thành công. Lưu ý: Nếu Odoo phản hồi đơn chưa sẵn sàng (chưa duyệt xuất kho), hệ thống sẽ hiển thị thông báo rõ ràng để nhân viên báo bộ phận điều phối.
Chức năng 5.4: Ghi Hình Đóng Gói Tại Studio (Hands-Free)
Lưu ý
Tên chức năng: Ghi Hình Đóng Gói Tại Studio Mục đích: Tự động ghi hình quá trình nhân viên bỏ hàng vào thùng, dán băng keo niêm phong mà không cần chạm tay vào chuột hay bàn phím. Điều kiện: Máy tính đã kết nối camera (Webcam USB hoặc Camera điện thoại) và cấp quyền truy cập camera trên trình duyệt. Các bước thực hiện: 1. Mở trang Studio (
/studio). 2. Cầm súng quét bắn vào mã vận đơn hoặc mã phiếu đóng hàng. 3. Màn hình đếm ngược 3.. 2.. 1 kèm tiếng bíp và viền đỏ nhấp nháy báo hiệu camera đang quay. 4. Tiến hành đóng gói: Đưa sản phẩm, quét mã IMEI và bỏ vào thùng hàng. 5. Khi quét đủ sản phẩm, hệ thống tự đếm ngược 5 giây để bạn dán băng dính niêm phong hộp. 6. Hết 5 giây, video tự động kết thúc và tải lên máy chủ. Kết quả: Video được lưu an toàn vào mục "Video gần đây", màn hình tự động làm sạch trong 1.5 giây để sẵn sàng cho đơn tiếp theo. Lưu ý: Nếu bạn cần thêm thời gian dán thùng hoặc bọc xốp bóng khí, nhấn nút "Tiếp tục quay" để hủy đếm ngược kết thúc.Chức năng 5.5: Quét & Gắn Mốc Serial / IMEI Vào Video
Lưu ý
Tên chức năng: Quét & Gắn Mốc Serial / IMEI Vào Video Mục đích: Khắc mốc thời gian (timestamp) chính xác vào video ngay lúc quét mã máy, tạo bằng chứng không thể chối cãi khiếu nại tráo hàng. Điều kiện: Đang trong phiên quay video tại Studio. Các bước thực hiện: 1. Cầm thân máy hoặc vỏ hộp đưa tem Serial/IMEI vào trước súng quét barcode. 2. Bắn mã IMEI. 3. Hệ thống phát tiếng "Tít", đổi màu ô IMEI sang Xanh lá (Hợp lệ) và tự động ghim mốc giây (ví dụ:
00:08) vào video. 4. Tiếp tục quét các máy tiếp theo cho đến khi đủ số lượng yêu cầu của đơn hàng. Kết quả: Toàn bộ mã IMEI được lưu kèm video clip, hiển thị thành các chấm mốc cam trên thanh tua video sau này. Lưu ý: Không thể quét 1 mã IMEI hai lần cho cùng một đơn hàng; nếu quét nhầm, hệ thống sẽ phát âm thanh cảnh báo lỗi.Chức năng 5.6: Kết Nối Camera Điện Thoại Không Dây (Remote Cam)
Lưu ý
Tên chức năng: Kết Nối Camera Điện Thoại Không Dây Mục đích: Biến chiếc smartphone (iPhone hoặc Android) thành camera không dây góc rộng độ trễ cực thấp (< 0.1s) thay thế webcam đắt tiền. Điều kiện: Điện thoại và máy tính cùng kết nối chung một mạng Wi-Fi nội bộ của kho. Các bước thực hiện: 1. Trên máy tính Studio, nhấn vào biểu tượng "Điện thoại" ở thanh công cụ để mở mã QR kết nối. 2. Mở camera điện thoại (hoặc Zalo) quét mã QR hiển thị trên màn hình máy tính. 3. Bấm vào liên kết mở ra trên trình duyệt điện thoại và chọn "Cho phép" truy cập Camera. 4. Đặt điện thoại lên giá đỡ nhìn xuống bàn đóng hàng. Kết quả: Hình ảnh từ điện thoại truyền thẳng lên màn hình Studio của máy tính. Bạn có thể bấm nút "Bật đèn Flash" trên máy tính để trợ sáng cho điện thoại. Lưu ý: Màn hình điện thoại sẽ được tự động giữ luôn sáng trong suốt ca làm việc mà không bị tắt màn hình.
Chức năng 5.7: Chế Độ Ngoại Tuyến (Offline-First Khi Mất Mạng)
Lưu ý
Tên chức năng: Vận Hành Đóng Gói Ngoại Tuyến Mục đích: Đảm bảo nhân viên vẫn đóng gói và quay video bình thường ngay cả khi đứt cáp quang hoặc Wi-Fi kho chập chờn. Điều kiện: Trình duyệt đã mở sẵn trang Studio trước khi mất mạng. Các bước thực hiện: 1. Khi mất kết nối Internet, màn hình hiển thị biểu tượng "Chế độ ngoại tuyến" (Màu vàng cam). 2. Nhân viên tiếp tục quét đơn, quay video và quét IMEI như bình thường. 3. Video hoàn thành sẽ được lưu an toàn vào bộ nhớ tạm IndexedDB trên máy tính. 4. Khi có mạng trở lại, hệ thống tự động đẩy các video đang chờ lên máy chủ mà không làm đơ máy. Kết quả: Không một bưu kiện nào bị dừng trễ; toàn bộ clip được bảo toàn nguyên vẹn 100%. Lưu ý: Không đóng cửa sổ trình duyệt khi danh sách hàng chờ ngoại tuyến chưa được đồng bộ hết lên máy chủ.
Chức năng 5.8: Xem Lại & Quản Lý Video Đối Soát
Lưu ý
Tên chức năng: Xem Lại & Quản Lý Video Đối Soát Mục đích: Kiểm tra lại clip đóng hàng, tua nhanh đến đúng giây nhân viên quét mã máy để chứng minh khiếu nại với sàn TMĐT. Điều kiện: Video đã được tải lên máy chủ thành công. Các bước thực hiện: 1. Truy cập mục Video (
/videos) hoặc bấm nút "Xem video" tại danh sách đơn hàng. 2. Nhấp vào video muốn kiểm tra để mở trình phát chuyên dụng. 3. Nhìn xuống thanh thời gian (Timeline) bên dưới clip: Các chấm màu cam đại diện cho các mốc quét IMEI. 4. Di chuột vào chấm cam để xem số IMEI; nhấp chuột vào chấm cam để video nhảy ngay đến giây đó. 5. Nhấn nút "Sao chép link công khai" nếu cần gửi link cho nhân viên sàn Shopee/TikTok xem trực tiếp. Kết quả: Video phát mượt mà, định vị chính xác giây đóng gói hàng giá trị cao. Lưu ý: Link chia sẻ công khai có thể xem trên mọi điện thoại/máy tính mà không bắt buộc nhân viên sàn phải đăng nhập tài khoản.Chức năng 5.9: In Phiếu Đóng Gói / Phiếu Đối Soát
Lưu ý
Tên chức năng: In Phiếu Đóng Gói Mục đích: In phiếu dán lên bưu kiện hoặc phiếu lưu kho khổ A5/A6 có đầy đủ mã vạch, thông tin người nhận và danh mục sản phẩm. Điều kiện: Máy tính đã kết nối máy in nhiệt hoặc máy in văn phòng. Các bước thực hiện: 1. Tại danh sách đơn hàng (
/orders), tìm đơn hàng cần in. 2. Nhấn vào biểu tượng "Máy in" (hoặc nút "In phiếu"). 3. Cửa sổ xem trước phiếu in hiện lên với định dạng chuẩn A5/A6. 4. Chọn máy in và nhấn "In". Kết quả: Phiếu in ra sắc nét, mã vạch rõ ràng để đơn vị vận chuyển quét nhận kiện. Lưu ý: Kiểm tra khổ giấy trong hộp thoại in của máy tính trùng khớp với khổ giấy thực tế của máy in (VD: K80 hoặc A6).Chức năng 5.10: Xuất Báo Cáo Excel Đối Soát Video & IMEI
Lưu ý
Tên chức năng: Xuất Báo Cáo Excel Đối Soát Mục đích: Xuất bảng kê chi tiết toàn bộ bưu kiện đã đóng gói ra file Excel để gửi kế toán hoặc đối chiếu với sàn TMĐT. Điều kiện: Tài khoản có quyền xem báo cáo hoặc quản trị viên. Các bước thực hiện: 1. Truy cập mục Đơn hàng (
/orders) hoặc Video (/videos). 2. Chọn khoảng ngày cần đối soát (Hôm nay, 7 ngày qua, Tháng này hoặc Tùy chọn). 3. Chọn Chi nhánh kho (nếu quản lý nhiều kho). 4. Nhấn nút "Xuất Excel". Kết quả: Tệp tin Excel .xlsx tự động tải về máy tính chứa các cột: Mã vận đơn, Mã Odoo, Chi nhánh, Tên nhân viên đóng, Danh sách mốc IMEI kèm giây và Đường dẫn xem video trực tiếp. Lưu ý: File Excel đã được định dạng chuẩn, các link video có thể nhấp trực tiếp để mở xem ngay.06. BÁO CÁO & THỐNG KÊ
- Biểu đồ sản lượng thời gian thực: Theo dõi biểu đồ số lượng đơn đóng theo khung giờ trong ngày (giúp phát hiện khung giờ cao điểm để điều phối nhân sự).
- Thống kê Ngày / Tuần / Tháng: Chuyển đổi linh hoạt giữa các mốc thời gian để xem tổng sản lượng và đánh giá năng suất từng nhân viên kho.
- Tỉ lệ đối soát: Thống kê số lượng đơn đã có video so với tổng số đơn phát sinh, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bưu kiện nào chưa được ghi hình.
07. THÔNG BÁO & LỊCH SỬ THAO TÁC
- Âm thanh thông báo:
- Tiếng bíp ngắn: Quét mã thành công.
- Tiếng bíp dài cảnh báo: Mã không hợp lệ hoặc quét trùng IMEI.
- Tiếng chuông reo: Hoàn thành đóng gói đơn hàng.
- Lịch sử thao tác: Mọi hành động tạo đơn, đổi chi nhánh, xóa clip đều được hệ thống tự động ghi nhận lại nhằm phục vụ công tác kiểm toán nội bộ.
08. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP & CÁCH KHẮC PHỤC
| Tình huống sự cố | Nguyên nhân | Cách xử lý tức thì |
|---|---|---|
| Súng quét bắn mã ra chữ có dấu hoặc mất ký tự | Phần mềm Unikey / EVKey đang bật chế độ tiếng Việt (Telex/VNI) | Bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift hoặc chuyển biểu tượng Unikey ở góc phải màn hình về chữ E (tiếng Anh). |
| Trình duyệt báo "Không tìm thấy Camera hoặc Bị chặn" | Chưa cấp quyền truy cập Camera cho trang web | Nhấp vào biểu tượng Ổ khóa 🔒 ở thanh địa chỉ web $\rightarrow$ chọn "Cho phép" Camera & Micro $\rightarrow$ Tải lại trang (F5). |
| Không tìm thấy đơn hàng trên Odoo | Đơn chưa duyệt trên ERP hoặc mạng Odoo chập chờn | Bấm ngay nút "Tạo đơn thủ công" để đóng gói và dán mã vận đơn trước, không để đình trệ đơn hàng. |
| Điện thoại không kết nối được Remote Cam | Điện thoại và máy tính không chung mạng Wi-Fi | Kiểm tra lại Wi-Fi trên cả 2 thiết bị, đảm bảo cùng bắt 1 mạng Wi-Fi nội bộ của kho. |
| Video tải lên bị chậm | Mạng Wi-Fi kho đang quá tải | Yên tâm tiếp tục đóng gói, video sẽ tự lưu tạm vào máy và tự tải lên ngầm khi đường truyền thông thoáng. |
09. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP (FAQ)
Câu 1: Video lưu trữ trên hệ thống được bao nhiêu ngày?
Trả lời: Theo chính sách mặc định, video được lưu trữ tối thiểu 30 ngày trên hệ thống đám mây (đủ thời hạn khiếu nại của mọi sàn TMĐT). Sau 30 ngày, hệ thống sẽ tự động dọn dẹp để tiết kiệm dung lượng.
Câu 2: Một đơn hàng có thể quay nhiều video được không?
Trả lời: Hoàn toàn được. Nếu kiện hàng lớn cần đóng thành 2 kiện hoặc cần ghi hình thêm khâu kiểm thử, bạn có thể quay tiếp clip thứ 2 cho cùng mã đơn hàng đó.
Câu 3: Tôi có thể dùng bàn đạp chân USB (Foot Pedal) để bấm quay không?
Trả lời: Có. Minara hỗ trợ bàn đạp chân USB chuẩn bàn phím. Bạn chỉ cần đạp chân để Bắt đầu quay hoặc Đánh dấu mốc IMEI mà hoàn toàn không cần dùng tay.
Mọi thắc mắc và yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật tại trạm đóng gói, vui lòng liên hệ Hotline IT Vận Hành.